7 kinh nghiệm cho một chiến lược sao lưu thành công
MẤT DỮ LIỆU không phải câu chuyện liệu nó có xảy ra hay không mà là khi nào nó xảy ra. Có quá nhiều lý do có thể gây mất mát, hư hỏng những dữ liệu quan trọng của công ty bạn:
- Server bị hư ổ cứng
- Bạn thực hiện DELETE nhầm với database SQL Server
- Nhân viên lỡ tay xóa nhầm một sheet của Excel
- Lỗi phần mềm khiến dữ liệu bị lỗi
- Kẻ xấu phá hoại dữ liệu
- Cháy nổ nghiêm trọng
Vì thế, mọi hệ thống máy chủ hay ứng dụng khi được triển khai cần kèm theo một phương án sao lưu hữu hiệu. Lúc này đây, có thể bạn không thấy giá trị của việc này. Nhưng lúc sự cố xảy ra, nó chính là chiếc phao cứu sinh cho dữ liệu công ty bạn, và cho công việc của chính bạn.
7 kinh nghiệm bên dưới có thể giúp bạn xây dựng một chiến lược sao lưu hiệu quả hơn cho công ty mình.
1. Sao lưu đầy đủ những dữ liệu cần bảo vệ
Sẽ rất tệ khi bạn hì hục sao lưu nhưng những dữ liệu đó vẫn chưa đầy đủ những gì công ty bạn cần bảo vệ. Có khả năng nào như vậy không? Hoàn toàn có. Chẳng hạn: Công ty bạn có phần mềm kế toán chạy trên server. Nhưng đa phần hoạt động của công ty được vận hành bởi nhân viên sử dụng laptop/desktop. Những dữ liệu quan trọng nhất ảnh hưởng đến hoạt động của công ty là các file nằm trong các laptop/desktop này: file nghiên cứu, thiết kế, kho hàng, nguyên vật liệu, sản xuất, email,… Nếu chỉ tập trung sự chú ý vào dữ liệu kế toán trong server mà không có phương án sao lưu dữ liệu trong laptop/desktop của nhân viên, rõ ràng bạn đang thiếu sót.
2. Thông số Recovery Point Objective (RPO)
RPO là thông số tương đối khó hiểu, nó biểu thị lượng dữ liệu mà công ty bạn có thể chấp nhận mất mát khi sự cố xảy ra (tính bằng đơn vị thời gian, VD: lượng dữ liệu tương ứng 2 giờ làm việc, lượng dữ liệu tương ứng 1 ngày làm việc). Với những dữ liệu quan trọng ảnh hưởng lớn đến khả năng hoạt động liên tục của công ty, giá trị RPO càng nhỏ càng tốt. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi bạn phải có một giải pháp sao lưu phù hợp.
Do đó, bạn cần đánh giá kỹ càng yêu cầu phục hồi của từng loại dữ liệu. Điều quan trọng là làm việc chặt chẽ với lãnh đạo công ty và lãnh đạo từng phòng ban liên quan. Để từ đó có thể xác định được giá trị RPO phù hợp và xây dựng giải pháp sao lưu tương ứng.
3. Sao lưu onsite hay offsite
Trong sao lưu, offsite luôn tốt hơn onsite. Nhưng offsite cũng đồng nghĩa bạn phải có phương án cho việc lưu trữ cách xa. Đó có thể là giải pháp đồng bộ dữ liệu đến một hệ thống ở chi nhánh qua đường truyền WAN, hoặc sao lưu vào thiết bị Tape/External HDD rồi mang đi lưu trữ cách xa. Bên cạnh đó, Cloud Backup cũng là lựa chọn đáng cân nhắc cho một giải pháp offsite an toàn và thuận tiện.
4. Sao lưu chi nhánh ở xa
Khi hoạt động công ty càng mở rộng, dữ liệu tại các văn phòng, nhà máy, chi nhánh cách xa cũng là điều bạn cần quan tâm bảo vệ trong vai trò của người IT. Thông thường, những địa điểm này không có nhân viên phụ trách IT và cũng quá xa để bạn có thể sao lưu trực tiếp bằng Tape hay External HDD. Do đó, giải pháp sao lưu qua đường truyền hoặc sử dụng Cloud Backup của nhà cung cấp dịch vụ là những phương án tốt cho tình huống này.
5. Chính sách và quy định sao lưu
Sao lưu dữ liệu không bao giờ là công tác chỉ làm một lần. Ngược lại, đó là công việc bạn phải thực hiện thường xuyên, đều đặn. Ở rất nhiều doanh nghiệp, có một thực tế là bản sao lưu gần nhất cách đây đã hơn một tháng, thậm chí một quý. Vậy làm cách nào bạn phục hồi được những dữ liệu mới phát sinh trong tháng vừa rồi khi sự cố xảy ra (trong khi đây là những dữ liệu quan trọng và cần thiết nhất)? Do đó, bạn cần phải có quy định và phân công rõ ràng để đảm bảo công tác sao lưu luôn được tiến hành đều đặn.
6. Xây dựng DR Plan
Làm cách nào phục hồi toàn bộ hệ thống ERP trong vòng 2 giờ? Nếu không có quy trình thực hiện rõ ràng từ trước, khả năng cao là bạn sẽ bối rối trong tình huống này. Bạn biết rất rõ khôi phục một hệ thống ERP không chỉ là việc phục hồi các bản sao lưu từ Tape, External HDD hay Cloud Backup. Mà bạn còn phải tiến hành rất nhiều bước để có thể khôi phục dữ liệu vào ứng dụng và cấu hình để hệ thống trở lại hoạt động như bình thường.
Giải pháp cho câu chuyện trên là bạn cần xây dựng một tài liệu DR Plan cho từng loại dữ liệu, tương ứng từng tình huống sự cố có thể xảy ra. Tài liệu cần xác định chi tiết từng bước thực hiện và phân công nhân sự rõ ràng. Chỉ như vậy, bạn mới có thể phản ứng một cách nhanh chóng và chính xác khi sự cố xảy ra một cách bất ngờ.
7. Tiến hành testing định kỳ
Khi sự cố xảy ra, bạn gắn Tape vào server và phát hiện không có dữ liệu sao lưu nào trong đó cả. Một câu chuyện kinh điển nhưng thực tế rất hay xảy ra. Bạn chỉ có thể ngăn ngừa tình huống này nếu thường xuyên testing công tác phục hồi. Những thay đổi trong quá trình testing cần được cập nhật vào tài liệu DR Plan. Điều quan trọng, công tác này cần được duy trì định kỳ hàng quý (hoặc lâu nhất là hàng năm).
zBackup | Dịch vụ sao lưu dữ liệu mô hình Hybrid Backup
Mang đến cho doanh nghiệp bạn một giải pháp sao lưu toàn diện, bảo mật và hiệu năng:
- Sao lưu Local vào External HDD / NAS Device
- Sao lưu Offsite về hệ thống zBackup
- Sao lưu vào Google Drive, Dropbox, Azure, AWS,…
- Hỗ trợ File, AD, SQL Server, Exchange Server
- Hỗ trợ Oracle, MySQL, VMware, Hyper-V
- Sao lưu tự động theo lịch và thời gian thực
- Mã hóa 256-bit AES & SSL
- DR Ready giúp sẵn sàng thảm họa